Na czym polega polityka „czystego biurka”?

Rafał Andrzejewski | 28.02.2018

Po­le­ga na nie po­zo­sta­wia­niu żad­nych do­ku­men­tów z da­ny­mi oso­bo­wy­mi pod­czas na­szej nie­obec­no­ści przy sta­no­wi­sku pra­cy. Czę­sto przy du­żym na­tę­że­niu pra­cy pra­cow­ni­cy ze świa­do­mo­ścią, iż nie zdą­żą skoń­czyć da­ne­go za­da­nia w tym dniu pra­cy po­zo­sta­wia­ją ca­łą do­ku­men­ta­cję pa­pie­ro­wą z da­ny­mi oso­bo­wy­mi na biur­ku by za­osz­czę­dzić czas na cho­wa­nie jej i po­now­ne wyj­mo­wa­nie dnia na­stęp­ne­go. Ta­ka lek­ko­myśl­ność mo­że oka­zać się bar­dzo kosz­tow­na dla ADO, gdyż naj­czę­ściej w du­żych fir­mach czy jed­nost­kach biu­ra są sprzą­ta­ne no­cą by nie prze­szka­dzać pra­cow­ni­kom w go­dzi­nach pra­cy. Per­so­nel sprzą­ta­ją­cy mo­że wejść w po­sia­da­nie nie­raz na­wet wraż­li­wych da­nych oso­bo­wych, przy za­ło­że­niu że per­so­nel ta­ki nie po­sia­da żad­nych upo­waż­nień ani nie pod­pi­sał klau­zul o za­cho­wa­niu po­uf­no­ści kon­se­kwen­cje mo­gą być ka­ta­stro­fal­ne.

Pod­su­mo­wu­jąc, ku prze­stro­dze pra­cow­ni­ków na­le­ży uwa­żać na per­so­nel sprzą­ta­ją­cy i każ­dy in­ny per­so­nel nie po­sia­da­ją­cy sto­sow­nych upraw­nień, gdyż ja­ko oso­by po­sia­da­ją­ce upo­waż­nie­nia do prze­twa­rza­nia da­nych oso­bo­wych od­po­wia­da­my przed Ad (pra­co­daw­cą) za ich udo­stęp­nie­nie i w ten czy in­ny spo­sób po­nie­sie­my kon­se­kwen­cje in­cy­den­tu wy­cie­ku da­nych oso­bo­wych.

Od­po­wied­nie za­pi­sy

Waż­ne do­ku­men­ty, ak­ta i no­śni­ki da­nych nie po­win­ny po­zo­stać nie­za­bez­pie­czo­ne w cza­sie na­wet chwi­lo­wej nie­obec­no­ści w po­ko­ju. Po­kój na­le­ży za­mknąć w spo­sób unie­moż­li­wia­ją­cy do­stęp dla osób nie­upraw­nio­nych. Po za­koń­cze­niu pra­cy waż­ne do­ku­men­ty, ak­ta i kom­pu­te­ro­we no­śni­ki z da­ny­mi po­win­ny być prze­cho­wy­wa­ne w sza­fach, a po­ko­je po­win­no się za­my­kać.

Wy­ją­tek sta­no­wią spe­cjal­nie chro­nio­ne po­miesz­cze­nia in­for­ma­tycz­ne, w któ­rych in­struk­cja prze­twa­rza­nia prze­wi­du­je in­ny spo­sób po­stę­po­wa­nia.

Sz­cze­gól­ną uwa­gę na­le­ży tak­że zwró­cić na dru­kar­ki sie­cio­we i kse­ro­ko­piar­ki do­stęp­ne dla więk­szej licz­by pra­cow­ni­ków. Pra­cow­ni­cy po­win­ni od­bie­rać do­ku­men­ty na­tych­miast po wy­ko­na­niu przez urzą­dze­nie zle­co­ne­go za­da­nia. Nie po­win­ny one po­zo­sta­wać do­stęp­ne ani dla ob­cych osób ani dla pra­cow­ni­ków nie­po­sia­da­ją­cych sto­sow­nych upraw­nień.