Rekrutacja a dane osobowe – obecnie i w RODO

Rafał Andrzejewski | 28.02.2018

Ja­kie da­ne oso­bo­we moż­na prze­twa­rzać w pro­ce­sie re­kru­ta­cyj­nym?

Za­kres da­nych oso­bo­wych, ja­kie oso­ba re­kru­tu­ją­ca mo­że za­żą­dać od kan­dy­da­tów do pra­cy szcze­gó­ło­wo okre­śla art. 22¹ § 1 Ko­dek­su Pra­cy. Są to:

• imię (imio­na) i na­zwi­sko,
• imio­na ro­dzi­ców,
• da­ta uro­dze­nia,
• miej­sce za­miesz­ka­nia (ad­res do ko­re­spon­den­cji),
• wy­kształ­ce­nie,
• prze­bieg do­tych­cza­so­we­go za­trud­nie­nia.

Do prze­twa­rza­nia po­wyż­szych da­nych oso­bo­wych nie jest wy­ma­ga­na zgo­da kan­dy­da­ta, po­nie­waż ich prze­twa­rza­nie jest nie­zbęd­ne dla zre­ali­zo­wa­nia upraw­nie­nia lub speł­nia­nia obo­wiąz­ku wy­ni­ka­ją­ce­go z prze­pi­su pra­wa (art. 23 ust. 1 pkt 2 u.o.d.o.) w związ­ku z usta­wą z 26 czerw­ca 1974 r. – Ko­deks pra­cy.

Co w sy­tu­acji prze­twa­rza­nia szer­sze­go za­kre­su da­nych?

Za­kres da­nych  w art. 22¹ § 1 Ko­dek­su Pra­cy jest dość ubo­gi, Pra­co­daw­ca mo­że jed­nak prze­twa­rzać da­ne kan­dy­da­ta w szer­szym za­kre­sie o ile wy­ra­zi on na to zgo­dę (art. 23 ust. 1 pkt 1 u.o.d.o.).

Przyj­mu­je się, że na­wet uzy­ska­na zgo­da na szer­szy za­kres da­nych kan­dy­da­ta nie upraw­nia pra­co­daw­cy do żą­da­nia da­nych nie­ade­kwat­nych, nadmier­nych lub nie­zwią­za­nych z ce­lem prze­twa­rza­nia, np. in­for­ma­cji o orien­ta­cji sek­su­al­nej, na­ło­gach.

Gdy kan­dy­dat wy­ra­zi zgo­dę na prze­twa­rza­nie je­go da­nych oso­bo­wych w ce­lu re­kru­ta­cji na kon­kret­ne sta­no­wi­sko pra­cy to pra­co­daw­ca po za­koń­czo­nym pro­ce­sie re­kru­ta­cyj­nym nie bę­dzie po­sia­dał pod­sta­wy praw­nej umoż­li­wia­ją­cej mu wy­ko­rzy­sta­nie da­nych kan­dy­data w in­nych pro­ce­sach re­kru­ta­cyj­nych. Po za­koń­czo­nej re­kru­ta­cji pra­co­daw­ca zo­bo­wią­za­ny bę­dzie  usu­nąć wszyst­kie da­ne  kan­dy­data.

In­na sy­tu­acja wy­stą­pi gdy oso­ba ubie­ga­ją­ca się o pra­cę wy­ra­zi zgo­dę na prze­twa­rza­nie jej da­nych na po­czet ak­tu­al­nej, jak i przy­szłych re­kru­ta­cji. Wów­czas pra­co­daw­ca bę­dzie mógł prze­twa­rzać da­ne w póź­niej­szych re­kru­ta­cjach.

Zdję­cie

Jesz­cze do dnia 27.09.2006 r. kan­dy­da­ci by­li zo­bo­wią­za­ni do­star­czyć pra­co­daw­cy „wy­peł­nio­ny kwe­stio­na­riusz oso­bo­wy wraz z nie­zbęd­ną licz­bą fo­to­gra­fii”. Po­wyż­szy za­pis zo­stał wy­kre­ślo­ny przez roz­po­rzą­dze­nie MPi­PS z 22 czerw­ca 2006 r. zmie­nia­ją­ce roz­po­rzą­dze­nie w spra­wie za­kre­su pro­wa­dze­nia przez pra­co­daw­ców do­ku­men­ta­cji w spra­wach zwią­za­nych ze sto­sun­kiem pra­cy oraz spo­so­bu pro­wa­dze­nia akt oso­bo­wych pra­cow­ni­ka. Tu­taj tak­że nie od­naj­dzie­my pod­sta­wy praw­nej żą­da­nia przez pra­co­daw­cę zdję­cia.

Re­asu­mu­jąc: żą­da­nie zdję­cia od kan­dy­da­ta od pra­cy czy pra­cow­ni­ka co do za­sa­dy nie wy­ni­ka ani z prze­pi­sów Ko­dek­su Pra­cy ani z Roz­po­rzą­dze­nia.

Od­po­wiedź na po­wyż­sze py­ta­nie znaj­dzie­my tak­że w ofi­cjal­nym ser­wi­sie GIODO.

GIODO wska­zu­je dwie prze­słan­ki le­gal­no­ści prze­twa­rza­nia wi­ze­run­ku pra­cow­ni­ka, tj. zgo­dę na prze­twa­rza­nie da­nych oso­bo­wych (art. 23 ust. 1 pkt. 1 uodo) i uspra­wie­dli­wio­ny in­te­res ad­mi­ni­stra­to­ra da­nych (art. 23 ust. 1 pkt. 5 uodo) w za­leż­no­ści od te­go w ja­kim ce­lu miał­by wi­ze­ru­nek być prze­twa­rza­ny. W przy­pad­ku py­ta­nia za­da­ne­go na po­cząt­ku ar­ty­ku­łu na­le­ży od­po­wie­dzieć iż wy­ko­rzy­sty­wa­nie wi­ze­run­ku pra­cow­ni­ka moż­li­we jest:

1. co do za­sa­dy (mo­gą wy­stą­pić wy­jąt­ki ze wzglę­du na spe­cy­fi­kę świad­czo­nej pra­cy) na pod­sta­wie uspra­wie­dli­wio­ne­go in­te­re­su w od­nie­sie­niu do wy­ra­bia­nia iden­ty­fi­ka­to­rów dla pra­cow­ni­ków.
2. co do za­sa­dy na pod­sta­wie do­bro­wol­nej i nie­wy­mu­szo­nej ani nie­do­mnie­ma­nej zgo­dy w od­nie­sie­niu do za­miesz­cze­nia zdję­cia pra­cow­ni­ka w In­tra­ne­cie, na po­wszech­nie do­stęp­nej stro­nie in­ter­ne­to­wej fir­my lub na ta­bli­cy w sie­dzi­bie pra­co­daw­cy.

Pra­wo au­tor­skie a wi­ze­ru­nek

Do­dat­ko­wo na­le­ży pa­mię­tać, że wi­ze­ru­nek to nie tyl­ko te­mat da­nych oso­bo­wych, ale rów­nież  zwią­za­ny jest z pra­wem au­tor­skim, któ­re są re­gu­lo­wa­ne przez  usta­wę z 2 lu­te­go 1994 r. o pra­wie au­tor­skim i pra­wach po­krew­nych (Dz. U. z 2006 r. nr 90 poz. 631 z późn. zm.). Jed­nym z za­gad­nień ure­gu­lo­wa­nych w usta­wie jest kwe­stia roz­po­wszech­nia­nia wi­ze­run­ku. Sto­sow­nie do art. 81 usta­wy Pra­wo au­tor­skie, roz­po­wszech­nia­nie wi­ze­run­ku wy­ma­ga ze­zwo­le­nia oso­by na niej przed­sta­wio­nej. Nie do­ty­czy to sy­tu­acji, gdy oso­ba ta jest po­wszech­nie zna­na (co ozna­cza, że moż­na pu­bli­ko­wać bez zgo­dy wi­ze­ru­nek spor­tow­ców, ce­le­bry­tów osób pu­blicz­nych, itd.) lub wi­ze­ru­nek oso­by sta­no­wi je­dy­nie szcze­gół ca­ło­ści ta­kiej jak zgro­ma­dze­nie, kra­jo­braz czy pu­blicz­na im­pre­za.

Za­świad­cze­nie o nie­ka­ral­no­ści

Za­świad­cze­nia o nie­ka­ral­no­ści moż­na wy­ma­gać wy­łącz­nie wte­dy, gdy oso­ba ubie­ga­ją­ca się o za­trud­nie­nie kan­dy­du­je na sta­no­wi­sko, dla któ­re­go prze­pi­sy pra­wa prze­wi­du­ją wy­móg nie­ka­ral­no­ści. Do­ty­czy to ści­śle okre­ślo­nych grup za­wo­do­wych, m.in. pra­cow­ni­ków i urzęd­ni­ków służ­by cy­wil­nej, pra­cow­ni­ków ochro­ny, po­li­cjan­tów, żoł­nie­rzy, stra­ża­ków itp. Zgod­nie z art. 6 usta­wy  z 24 ma­ja 2000 r. o Kra­jo­wym Re­je­strze Kar­nym pra­co­daw­ca ma pra­wo uzy­skać bez­po­śred­nio z Kra­jo­we­go Re­je­stru Kar­ne­go in­for­ma­cje w za­kre­sie nie­zbęd­nym do za­trud­nie­nia pra­cow­ni­ka, co do któ­re­go z prze­pi­sów usta­wy wy­ni­ka wy­móg nie­ka­ral­no­ści, ko­rzy­sta­nia z peł­ni praw pu­blicz­nych, a tak­że usta­le­nia upraw­nie­nia do zaj­mo­wa­nia okre­ślo­ne­go sta­no­wi­ska, wy­ko­ny­wa­nia okre­ślo­ne­go za­wo­du lub pro­wa­dze­nia okre­ślo­nej dzia­łal­no­ści go­spo­dar­czej.

Re­fe­ren­cje

Pra­co­daw­ca prze­pro­wa­dza­ją­cy re­kru­ta­cję nie mo­że żą­dać od kan­dy­da­tów re­fe­ren­cji.  Pra­co­daw­ca mo­że po­sia­dać re­fe­ren­cje tyl­ko  na pod­sta­wie zgo­dy oso­by.

RODO – zmiany w ochronie danych osobowych pracowników

Na pod­sta­wie no­we­go art. 22(1) §1 Ko­dek­su pra­cy pra­co­daw­ca bę­dzie mógł w dal­szym cią­gu żą­dać: imion i na­zwi­ska pra­cow­ni­ka, da­ty uro­dze­nia, ad­re­su do ko­re­spon­den­cji, wy­kształ­ce­nia, prze­bie­gu do­tych­cza­so­we­go za­trud­nie­nia. No­wo­ścią jest do­da­nie do tej li­sty ad­re­su pocz­ty elek­tro­nicz­nej al­bo nu­me­ru te­le­fo­nu przy jed­no­cze­snym usu­nię­ciu z niej imion ro­dzi­ców pra­cow­ni­ka. Po­nad­to je­śli pra­cow­nik nie ma nu­me­ru PESEL, pra­co­daw­ca bę­dzie mógł do­ma­gać się po­da­nia ro­dza­ju i nu­me­ru do­ku­men­tu toż­sa­mo­ści pra­cow­ni­ka.

Jed­nak naj­waż­niej­sza zmia­na wy­ni­kać bę­dzie z no­wo do­da­ne­go art. 22(2) §1 Ko­dek­su pra­cy. Prze­pis ten expres­sis ver­bis po­zwa­la na prze­twa­rza­nie in­nych da­nych pra­cow­ni­ka czy kan­dy­da­ta do pra­cy, niż te wy­li­czo­ne w art. 22(1) §1 i 2, je­śli pra­cow­nik al­bo kan­dy­dat wy­ra­zi na to zgo­dę (na pi­śmie lub elek­tro­nicz­nie) i jed­no­cze­śnie da­ne te do­ty­czą sto­sun­ku pra­cy. W przy­pad­ku da­nych bio­me­trycz­nych pra­co­daw­ca bę­dzie mógł je prze­twa­rzać, je­śli do­ty­czą one sto­sun­ku pra­cy i wy­łącz­nie w od­nie­sie­niu do pra­cow­ni­ków, a więc nie kan­dy­da­tów do pra­cy. Jed­no­cze­śnie wa­run­kiem le­gal­no­ści prze­twa­rza­nia da­nych bio­me­trycz­nych bę­dzie zgo­da pra­cow­ni­ka. Wy­jąt­kiem od tej no­wej za­sa­dy bę­dą da­ne oso­bo­we do­ty­czą­ce na­ło­gów, sta­nu zdro­wia, ży­cia sek­su­al­ne­go i orien­ta­cji sek­su­al­nej pra­cow­ni­ka lub kan­dy­da­ta. Tych da­nych pra­co­daw­cy nie bę­dzie wol­no prze­twa­rzać, na­wet gdy­by pra­cow­nik (kan­dy­dat) wy­ra­ził na to zgo­dę.

Monitoring pracodawców

Ko­lej­ną no­wo­ścią w Ko­dek­sie pra­cy bę­dzie art. 22(4), któ­ry bę­dzie sta­no­wić pod­sta­wę praw­ną do mo­ni­to­rin­gu pra­cow­ni­ków. Zgod­nie z nim mo­ni­to­ring bę­dzie mógł być sto­so­wa­ny dla za­pew­nie­nia bez­pie­czeń­stwa pra­cow­ni­ków lub ochro­ny mie­nia, lub za­cho­wa­nia w ta­jem­ni­cy in­for­ma­cji, któ­rych ujaw­nie­nie mo­gło­by na­ra­zić pra­co­daw­cę na szko­dę. Za­bro­nio­ne bę­dzie na­to­miast sto­so­wa­nie mo­ni­to­rin­gu w ce­lu kon­tro­li wy­ko­ny­wa­nia pra­cy przez pra­cow­ni­ków, jak rów­nież mo­ni­to­ro­wa­nie po­miesz­czeń nie­słu­żą­cych do wy­ko­ny­wa­nia pra­cy, np. po­miesz­czeń sa­ni­tar­nych, szat­ni, sto­łó­wek lub pa­lar­ni.

Moż­na mieć wąt­pli­wo­ści co do spo­so­bu sfor­mu­ło­wa­nia prze­pi­su o za­ka­zie sto­so­wa­nia mo­ni­to­rin­gu w po­miesz­cze­niach nie­słu­żą­cych do wy­ko­ny­wa­nia pra­cy. O ile w przy­pad­ku po­miesz­czeń sa­ni­tar­nych i szat­ni jest to uza­sad­nio­ne, to na przy­kład mo­ni­to­ro­wa­nie ko­ry­ta­rzy czy cią­gów ko­mu­ni­ka­cyj­nych w ogó­le, wejść i wyjść do po­miesz­czeń i bu­dyn­ków, a tak­że sto­łó­wek i pa­lar­ni nie jest ra­czej nadmier­ną in­ge­ren­cją w sfe­rę pry­wat­no­ści pra­cow­ni­ków. Na­to­miast brak moż­li­wo­ści sto­so­wa­nia mo­ni­to­rin­gu w tych miej­scach mo­że two­rzyć po­waż­ne lu­ki w sys­te­mach ochro­ny sto­so­wa­nych przez pra­co­daw­ców.

Pro­jek­to­wa­ne zmia­ny są obec­nie na eta­pie prac w Mi­ni­ster­stwie Cy­fry­za­cji. Jest to do­pie­ro po­czą­tek ścież­ki le­gi­sla­cyj­nej, za­tem trud­no prze­wi­dzieć, czy wej­dą w ży­cie w obec­nym kształ­cie. Na­to­miast już te­raz moż­na za­kła­dać, że no­we prze­pi­sy po­win­ny za­cząć obo­wią­zy­wać w ma­ju 2018 r. po­nie­waż na ko­niec ma­ja pla­no­wa­ne jest wej­ście w ży­cie no­wego eu­ro­pej­skie­go roz­po­rzą­dze­nia o ochro­nie da­nych oso­bo­wych.