Zmiany Kodeksu pracy – praca zdalna

Klaudia Juszczak – radca prawny

Praca zdalna – od 7 kwietnia 2023 r. już nie covidowa, uregulowana wówczas doraźnie, przejściowo i w przepisach odrębnych. Praca zdalna doczekała się zapisów w Kodeksie pracy i właśnie jako praca zdalna kodeksowa funkcjonować ma w oparciu o przewidziane w nim przez ustawodawcę zasady. Mogą być one uzupełniane przez pracodawców, w zależności od charakteru ich działalności.

Hasłowo wspomnę, że nowe uregulowania w kodeksie pracy, jako jeden z wymogów związanych z wprowadzeniem pracy zdalnej, przewidują konieczność uregulowania zasad ochrony danych osobowych w pracy zdalnej. Szczegółowo na ten temat pisaliśmy tutaj, a w tym miejscu zwracam uwagę na potrzebę uregulowania tych zasad niezależnie od tego czy praca zdalna zagości u danego pracodawcy na stałe czy też będzie wykonywana przez pracowników okazjonalnie.

Praca zdalna – definicja

Zgodnie z przepisem art.  67¹⁸ Kodeksu pracy, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Rodzaje pracy zdalnej

Covidowa praca zdalna odbywała się na zasadzie polecenia pracodawcy. Tymczasem, w kodeksie pracy przewidziano następujące rodzaje pracy zdalnej:

• w drodze polecenia pracodawcy,
• na podstawie uzgodnienia pomiędzy pracodawcą i pracownikiem,
• okazjonalną pracę zdalną.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Zaczynając od polecenia pracy zdalnej zauważmy, że wykazuje ono cechy podobne do polecenia covidowego w tym zakresie, że dotyczy sytuacji nadzwyczajnych.

Praca zdalna kodeksowa może być wykonywana na polecenie pracodawcy w następujących przypadkach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;
• w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

W każdej z tych sytuacji warunkiem jest złożenie przez pracownika oświadczenia, bezpośrednio przed wydaniem polecenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Polecenie, z uwagi na potrzebę złożenia oświadczenia przez pracownika, można porównać do uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej. Tryb ten jest jednak zarezerwowany dla ww. sytuacji wyjątkowych, a polecenie wydawane jest zasadniczo na konkretnie oznaczony czas.

Praca zdalna na podstawie uzgodnienia pracodawcy i pracownika

Wykonywanie pracy zdalnej w uzgodnieniu stron ma stanowić swoistą zasadę. Uzgodnienie może zostać dokonane przez rozpoczęciem stosunku pracy, jak i w czasie jego trwania. W tym ostatnim przypadku uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Jeżeli przy pracodawcy działają organizacje związkowe regułą ma być, że zasady związane z wykonywaniem pracy zdalnej będą ustalane  w porozumieniu z tymi organizacjami. W przypadku, gdy organizacji związkowych nie ma lub też nie dojdzie do zawarcia porozumienia, zasady pracy zdalnej pracodawca może ustalić w regulaminie pracy zdalnej. Gdy nie zostało zawarte porozumienie, albo nie ma regulaminu pracy zdalnej, zasady te ustalane są w porozumieniu zawartym z pracownikiem lub poleceniu wykonywania pracy zdalnej.

Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Praca zdalna w tym trybie ma swój limit w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym. Co do zasady praca zdalna okazjonalna nie musi być uregulowana w omawianych wyżej dokumentach, np. w regulaminie pracy zdalnej lub porozumieniu. Na pracodawcy nie ciążą również obowiązki, które pojawiają się przy uzgodnionej pracy zdalnej. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie określeniu reguł okazjonalnej pracy zdalnej w dokumentach wewnętrznych, w szczególności, gdy pracodawca zamierza przewidzieć wykonywanie pracy zdalnej dla określonych grup pracowników. Pozwoli to na zachowanie jasnych i jednolitych reguł obejmujących także pracę zdalną okazjonalną, co może mieć istotne znaczenie z punktu widzenia przestrzegania przez pracodawcę podstawowych zasad prawa pracy, w tym niedyskryminacji i równego traktowania.

Regulamin pracy zdalnej

W porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi czy też w regulaminie pracy zdalnej pracodawca powinien określić w szczególności:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną – w tym zakresie warto odwołać się do rodzaju stanowisk lub działów funkcjonujących u pracodawcy;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, w tym kosztów energii i usług telekomunikacyjnych, w tym wskazania formy pokrywania tych kosztów (może być to ekwiwalent albo ryczałt);
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Praca zdalna w świetle zasad prawa pracy

Mimo, iż praca zdalna nie wydaje nam się rozwiązaniem nowym, zasady przewidziane dla kodeksowej pracy zdalnej wymagają pochylenia się nad tym tematem przez pracodawców i wprowadzenia odpowiednich regulacji. Należy pamiętać, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy. Świadczenie pracy w formie zdalnej czy stacjonarnej nie może w żaden sposób służyć dyskryminacji poszczególnych pracowników czy grup pracowników. Co warte zaznaczenia, ustawodawca wprost przewidział, że zasady dotyczące pracy zdalnej znajdują zastosowanie także do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę, obejmą więc również zleceniobiorców.