Urlopy, a odbiór korespondencji

Laura Marciniak – radca prawny

W okresie wakacyjnym, który najczęściej pokrywa się z okresem urlopowym, warto zwrócić szczególną uwagę na kwestie związane z odbiorem korespondencji w firmie. Dotyczy to zarówno korespondencji mailowej, jak i tradycyjnej – papierowej. Najczęściej przychodząca korespondencja inicjuje bowiem działania, które należy podjąć w związku z jej odbiorem.

Korespondencja mailowa

W ramach korespondencji mailowej możesz otrzymać zapytania dotyczące świadczonych przez Twoją firmę usług, zamówienia, reklamacje, korespondencje od kontrahentów, jak również pisma od organów publicznych. W przypadku załatwiania spraw urzędowych lub sądowych drogą elektroniczną, również powiadomienia w tych sprawach mogą bowiem przyjść na maila. Koniecznie zadbaj zatem o ustawienie automatycznej odpowiedzi mailowej informującej o Twoim, jak i pracownika urlopie oraz osobie do kontaktu na czas nieobecności któregoś z Was. Gdy istnieje ryzyko, że mogłyby biec jakiekolwiek terminy od momentu dostarczenia korespondencji mailowej, np. termin realizacji zamówienia lub podjęcia działań przed organami publicznymi, dopilnuj również, aby na poczcie zostało ustawione automatyczne przekierowanie korespondencji przychodzącej do osoby, która zostanie wyznaczona do zastępowania Ciebie lub pracownika w trakcie Waszej nieobecności.

Telefon

Przy tej okazji warto wspomnieć, że również w przypadku telefonu komórkowego, należy zadbać o automatyczne przekierowanie połączeń do osoby, która będzie zastępowała osobę przebywającą na urlopie albo nagrać powiadomienie głosowe informujące o nieobecności i osobie, z którą można się skontaktować w trakcie jej trwania. Takie rozwiązanie z pewnością usprawni obieg informacji i pozytywnie wpłynie na wizerunek firmy.

Delegowanie zadań

W przypadku, gdy została już ustalona osoba, do której będzie przekierowywana korespondencja mailowa i/lub połączenia telefoniczne, koniecznie poinstruuj ją, w jaki sposób powinna postąpić w dających się przewidzieć sytuacjach, w tym do kogo delegować ewentualne zadania.

Korespondencja papierowa

Jeżeli chodzi o korespondencje tradycyjną – papierową, warto wcześniej przemyśleć i ustalić z pracownikami, czy jest korespondencja, której nadejścia się spodziewamy, a której odbiór w trakcie urlopu czy to Twojego, czy pracownika byłby niewskazany, choćby z uwagi na ewentualny bieg terminów do podjęcia działań, w których powinna uczestniczyć osoba przebywająca na urlopie. Jeżeli wyodrębnimy sobie taką korespondencję lub choćby kategorie nadawców, lepiej wstrzymać się z jej odbiorem do czasu powrotu osoby, której obecność jest kluczowa do podjęcia dalszych działań.  Powodem nieodebrania korespondencji może być urlop osoby, do której jest ona kierowana, a w przypadku gdy korespondencja została nadana na ogólne dane firmy, nieobecność osoby uprawnionej do jej odbioru, np. właściciela firmy, czy innej osoby upoważnionej.

W takiej sytuacji przesyłka zostanie awizowana, a w przypadku jej nieodebrania w placówce pocztowej w terminie 7 dni od dnia pierwszego awiza, awizo zostanie powtórzone. W przypadku awizowania przesyłki, adresat ma łącznie 14 dni na jej odbiór z placówki pocztowej. Jeżeli przesyłka nie zostanie odebrana w tym terminie, wróci do nadawcy.

Skutek doręczenia nieodebranej korespondencji pomimo dwukrotnego awizowania

Pamiętaj jednak, że istnieje możliwość uznania korespondencji, która została dwukrotnie awizowana i nieodebrana w terminie z placówki pocztowej, za doręczoną. Taką możliwość przewidziano np. w postępowaniu administracyjnym. Również w umowach zawieranych z kontrahentami często spotyka się zapisy przewidujące skutek doręczenia korespondencji, która nie zostanie podjęta w terminie. W przypadku korespondencji od organów administracji publicznej jest to o tyle istotne, że możesz nawet nie mieć wiedzy o tym, że zostały podjęte przez organy czynności, które mogą rodzić po Twojej stronie obowiązki. Z doręczeniem przez organy korespondencji często wiąże się również konkretny termin na podjęcie działań – najczęściej 7 dni, np. na złożenie zażalenia. Jeśli więc awizowana korespondencja zostanie uznana za doręczoną z upływem ostatniego dnia, w którym możliwy był jej odbiór z placówki pocztowej, to od tego dnia będą biegły ewentualne terminy na podjęcie przez Ciebie działań. Pamiętaj zatem o odbiorze awizowanych przesyłek we właściwym czasie.