Procedury ODO w przychodni

Procedury RODO w przychodni

Prowadzenie dokumentacji medycznej, a tym samym uzyskiwanie i przetwarzanie danych osobowych pacjentów jest jednym z podstawowych obowiązków realizowanych w placówkach medycznych. Z uwagi na obowiązujące przepisy w zakresie ochrony danych osobowych, w tym unijne RODO, przychodnie muszą dostosować swoją działalność w sposób pozwalający na przestrzeganie restrykcyjnych wymogów ochrony danych osobowych bez szkody dla pacjenta. W jaki sposób należy wdrożyć procedury RODO w przychodni i jakie wymagania specjalne dla placówek medycznych stawia rozporządzenie o ochronie danych osobowych?

Wyzwania podczas wdrażania zasad RODO w przychodni

Według definicji zastosowanej w rozporządzeniu o ochronie danych osobowych, za dane takie uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby, dzielone dalej na dane zwykłe oraz dane szczególnych kategorii (dane wrażliwe). W przychodni lub dowolnej placówce medycznej, ze względu na prowadzoną dokumentację medyczną pacjenta, pozyskiwane i przetwarzane dane są zarówno danymi zwykłymi, jak i wrażliwymi, dotyczącymi stanu zdrowia i udzielania świadczeń zdrowotnych.

Ważne jest, by przychodnia była w stanie stworzyć możliwie najbardziej skuteczną gwarancję ochrony wrażliwych danych osobowych, które przetwarza na potrzeby świadczenia usług medycznych. I tak, przykładowo, aby zachować bezpieczeństwo danych pacjentów, w przychodniach przestrzega się by przy recepcji znajdował się tylko jeden pacjent, do gabinetów zapraszani byli pacjenci na podstawie przypisanych im numerków lub godziny wizyty, a znajdujące się w polu widzenia innych pacjentów dokumenty nie nosiły żadnych danych umożliwiających zidentyfikowanie drugiej osoby.

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych niesie za sobą wiele wyzwań i potrzebę dostosowania wielu obszarów działalności w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, ale założenia RODO można postrzegać także jako szansę na usystematyzowanie i uporządkowanie wielu kwestii formalnych w placówkach medycznych. RODO wyjaśnia kwestie zasadności wydawania dokumentacji medycznej wyłącznie osobom uprawnionym do tego przez samego pacjenta, ujednolica zasady komunikowania się z pacjentem i zabezpiecza przestrzeganie praw pacjenta w każdej placówce medycznej, niezależnie od jej rozmiaru, lokalizacji czy charakteru działania.

Przejdź do kontaktu
Chętnie odpowiemy na Twoje pytania

Formalne wymogi dla podmiotów leczniczych w zakresie stosowania RODO

Jednym z pierwszych formalnych wymogów, jakie RODO wprowadza dla większości placówek medycznych jest konieczność powołania inspektora ochrony danych (IOD) we wszystkich placówkach publicznych oraz większości placówek prywatnych. Według rozporządzenia, do wyznaczenia IOD zobowiązane są podmioty przetwarzające na dużą skalę szczególne kategorie danych osobowych, w tym dane medyczne. Lekarz prowadzący prywatny gabinet czy małą praktykę lekarską zwykle nie musi wyznaczyć inspektora danych osobowych, gdyż w obiektywnej ocenie jego działalność nie odbywa się zazwyczaj na dużą skalę.

Przygotowując się do wdrożenia procedur RODO w przychodni należy zadbać o przygotowanie placówki do obsługi pacjentów zgodnie z nowymi zasadami ochrony danych osobowych. Personel powinien zostać do tego celu odpowiednio przeszkolony, a jeśli będzie miał kontakt z danymi osobowymi pacjentów, upoważniony do ich przetwarzania. Należy stworzyć i udokumentować stosowane procedury bezpieczeństwa, które zostaną wdrożone w przychodni dla zachowania zgodności z RODO, a także zadbać o stosowanie wyłącznie odpowiednio zabezpieczonych systemów informatycznych gwarantujących zachowanie zgodności z wymogami rozporządzenia.

Oferujemy pomoc podczas wdrażania procedur RODO w przychodni

Dokumenty wymagane podczas wdrażania RODO w placówce medycznej

Rola dokumentacji, jej tworzenia, aktualizowania i przechowywania, jest w kontekście RODO niezwykle istotna i w przypadku przychodni oraz innych placówek medycznych wyjątkowo kłopotliwa. Przychodnia powinna opracować wspomnianą już politykę ochrony danych osobowych zbierającą informacje o uprawnieniach, obowiązkach i procedurach regulujących sposób zarządzania, ochrony i przetwarzania danych osobowych pacjentów.

RODO wymaga m.in. prowadzenia ewidencji upoważnień, w celu zachowania zasady rozliczalności, a także przygotowanie umów o powierzeniu przetwarzania danych. Potrzebnymi dokumentami w przychodni w kontekście utrzymania zgodności z RODO będą również: rejestr czynności przetwarzania, dokument analizy ryzyka, w pewnych przypadkach także oceny skutków i ryzyka dla ochrony danych, dokument opisujący procedurę postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych, rejestr incydentów, rejestr udostępnień dokumentacji i szereg innych. Należy jednak zaznaczyć w tym miejscu, że każda placówka będzie wymagała indywidualnego podejścia i oceny bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych, nie jest więc możliwe stworzenie jednej, wzorcowej i w pełni uniwersalnej listy dokumentów koniecznych do wdrożenia w celu spełnienia wymogów RODO. Każda placówka medyczna powinna stworzyć, wdrożyć i stosować dokumentację ochrony danych osobowych indywidualnie dostosowaną do jej potrzeb.

Skontaktuj się z nami!

Administrator przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności osób fizycznych korzystających ze świadczonych przez niego usług, dlatego wprowadził niniejszą Politykę zawierającą informacje o przetwarzaniu przez niego danych osobowych.

Podstawą prawną Polityki jest RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).