Obowiązek sprawdzenia osób zatrudnianych lub dopuszczanych do działalności z małoletnimi

Klaudia Juszczak – radca prawny

Z wejściem w życie zmian przepisów i obowiązków wprowadzenia oraz stosowania Standardów Ochrony Małoletnich nie cichnie również temat obowiązków pracodawców i organizatorów działalności dotyczących sprawdzania osób zatrudnianych lub dopuszczanych do działalności. Tzw. „procedura sprawdzania” stanowi częstokroć element wprowadzonych w podmiotach Standardów Ochrony Małoletnich.

Obowiązek sprawdzania wynika z art. 21 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (w dalszej części będę posługiwać się skrótem „ustawa”). Na czym dokładnie polega i jaki zakres danych obejmuje? Na to pytanie odpowiem w tym wpisie.

Jakie obowiązki wynikają z art. 21 ustawy?

​Osoby, których rzeczywiste obowiązki w ramach stosunku pracy lub danej działalności są związane z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich lub z opieką nad nimi muszą:

• zostać sprawdzone przez pracodawcę lub organizatora działalności w:
• Rejestrze z dostępem ograniczonym
• Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze
• przedstawić (samodzielnie) pracodawcy lub organizatorowi działalności tzw. „informację o karalności”
• złożyć pracodawcy lub innemu organizatorowi oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwały w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo ich obywatelstwa.

Realizacja powyższych obowiązków przyjęła potoczną nazwę „procedury sprawdzania”. Procedura sprawdzania przewiduje wykonanie obowiązków pracodawcy lub organizatora działalności przed zawarciem umowy o pracę lub przed dopuszczeniem sprawdzanej osoby do działalności.

Jakich przestępstw dotyczy sprawdzanie na podstawie art. 21 ustawy?

Informacja o karalności obejmuje wszystkie przestępstwa o charakterze seksualnym, przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu, przestępstwa znęcania, handlu ludźmi oraz przestępstwa z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii. Zakresem sprawdzania objęte jest ustalenie czy osoba sprawdzana popełniła przestępstwo nie tylko w Polsce, ale również za granicą. Oznacza to, że jeżeli osoba sprawdzana mieszkała za granicą lub jest cudzoziemcem powinna przedłożyć informację o czynach zabronionych określonych w przepisach prawa obcego odpowiadających powyższym przestępstwom zdefiniowanym w polskim kodeksie karnym.

Kogo obejmuje procedura sprawdzania?

Procedura sprawdzenia jest stosowana wobec osób, które mają zostać zatrudnione na podstawie umowy o pracę, jak również na podstawie innych umów cywilnoprawnych (np. umowa o dzieło, umowa zlecenia). Podstawą ustalenia czy dana osoba powinna podlegać sprawdzaniu jest zakres obowiązków danej osoby. Nie należy kierować się wyłącznie nazwą stanowiska. Nie ma również znaczenia fakt osoba ta wykonuje swoje działania odpłatnie czy też bez wynagrodzenia.

Jak uzyskać zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego?

Informację z Krajowego Rejestru Karnego osoba sprawdzana może uzyskać składając wniosek osobiście w odpowiednim sądzie, pocztą, jak również przez Internet za pomocą specjalnej platformy. Szczegółowe informacje można znaleźć na stronie Krajowego Rejestru Karnego: https://www.gov.pl/web/krajowy-rejestr-karny/uzyskiwanie-informacji-z-krajowego-rejestru-karnego-droga-elektroniczna3

Jeżeli osoba sprawdzana posiada obywatelstwo innego państwa albo w ciągu ostatnich 20 lat mieszkała w innym państwie powinna uzyskać zaświadczenie także z tego państwa. W przypadku, gdy prawo tego państwa nie przewiduje sporządzania informacji o niekaralności a w danym państwie nie prowadzi się rejestru karnego w miejsce zaświadczenia składa się pracodawcy lub innemu organizatorowi oświadczenie o tym fakcie wraz ze stosownym oświadczeniem. Istotne w jego treści jest oświadczenie  tym, że:

osoba sprawdzana nie była prawomocnie skazana w tym państwie za czyny zabronione odpowiadające przestępstwom określonym w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii oraz nie wydano wobec niej innego orzeczenia, w którym stwierdzono, iż dopuściła się takich czynów zabronionych, oraz że nie ma obowiązku wynikającego z orzeczenia sądu, innego uprawnionego organu lub ustawy stosowania się do zakazu zajmowania wszelkich lub określonych stanowisk, wykonywania wszelkich lub określonych zawodów albo działalności, związanych z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi.

Oświadczenia składane są pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

W jaki sposób pracodawca lub inny organizator dokonuje sprawdzenia w Rejestrach?

Rejestr z dostępem ograniczonym to baza danych, w której znajdują się informacje o sprawcach przestępstw na tle seksualnym. Podstawą umieszczania danych jest ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.  

Do korzystania z Rejestru wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Informacja z Rejestru jest bezpłatna. W celu dokonania sprawdzenia w tym Rejestrze wymagane jest zarejestrowanie się i utworzenie konta.

Rejestr Państwowej Komisji wchodzi w skład Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Znajdują się w nim informacje o osobach, w stosunku do których Państwowa Komisja wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze. Podstawą umieszczania danych jest ustawa z dnia 30 sierpnia 2019 r. o Państwowej Komisji do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15. Z Rejestru Państwowej Komisji można korzystać bez konieczności rejestrowania i logowania. Dostęp do niego jest bezpłatny.

Dostęp do rejestrów znajduje się pod linkiem: https://rps.ms.gov.pl/pl-PL/Public#/

Gdzie należy przechowywać dokumenty związane z procedurą sprawdzenia?

Informacje z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz Rejestru osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze pracodawca lub inny organizator powinien utrwalić w formie wydruku i załączyć do akt osobowych pracownika albo dokumentacji dotyczącej osoby. Do akt osobowych albo dokumentacji osoby dołącza się również zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego lub odpowiednio złożone przez nią oświadczenia jak także oświadczenie o państwie, w którym osoba sprawdzana zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat.