Jak przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o.?

Krzysztof Kozik

W ostatnich latach obserwujemy bardzo duże zainteresowanie zmianą formy prawnej przedsiębiorców, którzy są wpisani do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej. W polskim prawie takiej zmiany można dokonać zasadniczo w dwóch modelach: pierwszy to przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę kapitałową, drugi to wniesienie przedsiębiorstwa aportem do nowo utworzonej spółki. Skupimy się na pierwszym rozwiązaniu.

Zalety przekształcenia działalności w spółkę z o.o.

Zmiana formy prawnej w trybie przekształcenia działalności w spółkę z o.o. ma tę ogromną zaletę, że dzięki zasadzie kontynuacji praktycznie wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przechodzą na rzecz przekształconej spółki. Dotyczy to w szczególności majątku ruchomego, nieruchomości, umów z pracownikami i z kontrahentami.

Spółka przekształcona pozostaje także podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej.

Dzięki zasadzie kontynuacji z operacyjnego punktu widzenia, zmiana formy prawnej przebiega bezboleśnie – w dniu wpisu przekształcenia do Krajowego Rejestru Sądowego spółka przekształcona kontynuuje działalność przedsiębiorcy, który z tym dniem zaprzestaje swojej działalności. Dzięki temu nie ma ani jednego dnia przerwy w operacyjnej działalności firmy.

W jaką spółkę można przekształcić przedsiębiorcę?

Kodeks spółek handlowych zezwala na przekształcenie przedsiębiorcy jedynie w spółkę kapitałową a więc spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, prostą spółkę akcyjną albo spółkę akcyjną. Nie ma możliwości przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę jawną czy komandytową – konieczne byłoby przekształcenie przedsiębiorcy najpierw w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością a następnie przekształcenie w docelową spółkę osobową.

Ile trwa procedura przekształcenia?

W praktyce proces przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę z o.o. zajmuje około 3 do 4 miesięcy, a zaangażowany jest w niego biegły rewident, księgowy, sąd, notariusz oraz kancelaria prawna.

Przekształcenie działalności w spółkę z o.o.  krok po kroku

Procedura rozpoczyna się od przygotowania planu przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę wraz z załącznikami, na które składają się:

• projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,
• projekt aktu założycielskiego (ewentualnie statutu jeżeli następuje przekształcenie w spółkę akcyjną lub prostą spółkę akcyjną),
• wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy,
• sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia.

W praktyce często zdarza się, że przedsiębiorca nie jest zobowiązany do prowadzenia tak zwanej pełnej rachunkowości, dlatego też sprawozdanie finansowe sporządza się w oparciu o podsumowanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz innych ewidencji prowadzonych przez przedsiębiorcę dla celów podatkowych, spis z natury, a także inne dokumenty pozwalające na sporządzenie tego sprawozdania. Istotne jest że plan przekształcenia w spółkę z o.o. musi być sporządzony w formie aktu notarialnego.

Kiedy przedsiębiorca posiada już plan przekształcenia działalności w spółkę wraz wszystkimi załącznikami zobowiązany jest on poddać go badaniu biegłego rewidenta, który wyznaczany jest przez właściwy sąd. Biegły rewident bada plan przekształcenia pod kątem poprawności i rzetelności.

Planując całą procedurę przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę należy wziąć pod uwagę, że rozpatrzenie wniosku przez sąd a następnie zbadanie planu przekształcenia przez biegłego wymaga czasu, który wydłuża całą procedurę, dlatego tak istotne jest aby zaplanować cały harmonogram przekształcenia i odpowiednio go zoptymalizować aby zmieścić się we wspomnianych 3 do 4 miesiącach. Jeżeli biegły wyda opinię pozytywną, przedsiębiorca może podejmować uchwałę o przekształceniu, która podobnie jak plan przekształcenia musi być sporządzona w formie aktu notarialnego.

Ostatnim elementem procedury przekształceniowej jest złożenie wniosku o wpis przekształcenia do Krajowego Rejestru Sądowego i oczekiwanie na wpis. Przedsiębiorca staje się spółką przekształconą z chwilą wpisu do KRS – od tego momentu powinien posługiwać się nową nazwą spółki oraz spółkowymi numerami NIP, REGON oraz numerem KRS.

O czym jeszcze warto pamiętać w kontekście przekształcenia przedsiębiorcy?

Przy planowaniu przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę warto również rozważyć jak będzie się nazywała przekształcona spółka. W przypadku gdy zmiana nazwy przedsiębiorcy przekształcanego nie polegała tylko na dodaniu części identyfikującej formę prawną spółki przekształconej (np. sp. z o.o. lub S.A.), spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy, obok nowej firmy, z dodaniem wyrazu „dawniej” – przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia. Jest to dość niepraktyczne, bowiem pełna nowa nazwa oraz dotychczasowa powinna znaleźć się na pieczątkach firmowych, fakturach czy materiałach reklamowych.

Na koniec warto jeszcze wspomnieć, że przedsiębiorca odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za swoje zobowiązania związane z prowadzoną działalnością gospodarczą jeszcze przez okres 3 lat licząc od dnia przekształcenia. Ma to zapobiec uciekaniu przedsiębiorców przed odpowiedzialnością za firmowe zobowiązania w inne bezpieczniejsze formy prawne.

Podsumowując przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest najwygodniejszą formą zmiany formy prawnej albowiem dzięki zasadzie kontynuacji przedsiębiorca płynnie przechodzi w spółkę, nie ma żadnej przerwy w prowadzeniu działalności operacyjnej a cały majątek przedsiębiorcy staje się majątkiem spółki przekształconej.